Efektivitas Komunikasi Tulisan Dalam Sistem Perkantoran di Kantor Camat

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Masalah

Komunikasi merupakan suatu tindakan yang diacukan satu orang atau lebih yaitu dengan mengirim dan menerima pesan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, mengelengkan kepala, mengangkat bahu, cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa verbal.

Dalam kehidupan manusia harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain, dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan  suatu hakikat bahwa sebagian  besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesamanya. Dalam kehidupannya manusia sering dipertemukan satu sama lainnya dalam satu wadah baik formal maupun informal.

Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksnya jelas terlihat melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah integrasi yang berlaku. Proses dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam mencapai organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan sering terjadi dalam organisasi apapun adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi pertukaran informasi, gagasan dan pengalaman.

Organisasi perkantoran juga sangat memerlukan komunikasi yang efektif, terutama dalam perkantoran yang sudah maju, penyampaian komunikasinya pun sangat mudah dari seseorang kepada orang lain dalam pekerjaannya untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam komunikasi tulisan hal yang sangat penting untuk diindahkan ialah asas ketepatan. Dalam hubungannya dengan suatu bahasa nasional tertentu, asas itu berarti perkataan terhadap aturan-aturan atau tertib penulisan yang menyangkut sekurang-kurangnya tanda baca, huruf, angka, dan kata.

Dari penjelasan diatas mengenai komunikasi tulisan yang baik dalam perkantoran seperti di Kantor Camat Peusangan Selatan masih kurang, yaitu Pos atau petugas penghantar surat sendiri, telegram dan warta tertulis lainnya masih kurang, hal ini dapat dilihat dari cara berkomunikasi yang tidak efektif antara atasan dengan bawahannya.

Upaya yang dilakukan untuk pembenaan komunikasi tulisan yang baik dan benar dalam perkantoran ini harus efektif dengan begitu akan meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai atau perusahaan. Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, maka dalam perkantoran tersebut dapat mengatasi masalah.

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis merasa tertarik untuk meneliti lebih lanjut dengan mengadakan penelitian ilmiah dengan judul “Efektivitas Komunikasi Tulisan Dalam Sistem Perkantoran di Kantor Camat Peusangan Selatan Kabupaten Bireuen”.

1.2.Rumusan Masalah

          Selanjutnya peneliti merumuskan satu permasalahan dalam penelitian ini yang diajukan dalam bentuk Pernyataan sebagai berikut:

1. Apa yang menjadi kendala dalam proses komunikasi tulisan sehingga tidak diterapkan dengan semestinya di Kantor Camat Peusangan Selatan.
2. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan untuk memperbaiki komunikasi tulisan di Kantor Camat Peusangan Selatan.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

2.1.  Beberapa Pengertian

2.1.1. Pengertian Efektivitas

Pengaruh yang ditimbulkan atau yang disebabkan oleh adanya suatu kegiatan tertentu untuk mengetahui sejauh mana tingkat keberhasilan yang dicapai dalam setiap tindakan yang dilakukan.

Menurut Ravianto (1989:113), Pengertian efektivitas adalah seberapa baik pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana orang menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan, ini berarti bahwa apabila suatu pekerjaan dapat diselesaikan dengan perencanaan baik dalam waktu biaya maupun mutunya, maka dapat dikatakan efektif.

Ndraha (2006:163), Efesiensi digunakan untuk mengukur proses, efektivitas guna mengukur keberhasilan mencapai tujuan.

Emerson (1990:15), Menjelaskan arti efektivitas ialah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya atau dengan perkataan lain efektivitas adalah tercapainya tujuan kerja sesuai perencanaan secara efektif.

2.1.2. Pengertian Komunikasi

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa inggris “Communication”), secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa latin kommunicatis, dan perkataan ini bersumber pada kata-kata kommunis dalam kata communis ini memiliki makna “berbagi” atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk bersama atau kesamaan makna.

Komunikasi secara termologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pertanyaan oleh seorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia.

Ruben dan Steward ( 1998 : 16 ) mengenai komunikasi manusia yaitu human communication is the process through wick individual in relationships, group, organizations and societies – respond to end create message to adapt to the environment and one another kelompok organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Effendy (1994:10) bahwa para peminat komunikasi sering kali mengutip paradigma yang dikemukakan oleh Heroid Laswell dalam karyanya, the structure and function of communication in society lasswell.

2.1.3. Pengertian Tulisan

Menurut Dr. Dlamet Suseno adalah istilah yang digunakan untuk menyatakan sebuah karya tulis berdasarkan tulisan karangan dan pernyataan karangan orang lain.

2.1.4. Pengertian Sistem Perkantoran

Menurut J.C Denyer (Office Management, 1975) adalah (dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembikinan faktur penjualan dan lain sebagainya) dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan).

Jadi yang dimaksud dengan sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian suatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyampaian warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bukunya, tata caranya penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan pemusnahan arsip.

 BAB IV

PENUTUP

4.1.  Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah penulis sampaikan maka dapatlah di ambil kesimpulan sebagai berikut:

1.      Pegawai/staf Kantor Camat Peusangan Selatan belum seluruhnya mengerti cara berkomunikasi tulisan dengan baik. Dikarenakan kurangya yang mau mempelajari tekhnik dan cara-cara berkomunikasi yang efektif sehingga banyak bahasa yang dipakai untuk menyampaikan suatu warta ke pihak lain belum sejelas-jelasnya.

2.      Langkah-langkah yang dilakukan agar komunikasi tulisan yang baik dapat digunakan dalam perkantoran.

a.       Menggunakan suatu bahasa yang jelas sehingga dalam penyampaian warta secara tepat seperti apa yang dimaksudkan  si pengirim dan dimengerti oleh pihak yang dituju.

b.      Dalam pengucapan tidak menggunakan kalimat yang berbelit-belit.

c.       Memakai kata-kata yang sederhana.

4.2.  Saran

Dari apa yang telah penulis sampaikan penulis berusaha untuk memberikan beberapa masukan atau saran dengan tujuan untuk membantu proses komunikasi tulisan di Kantor Camat Peusangan Selatan.

1.      Diharapkan kepada pengelola atau kepada pimpinan Kantor Camat Peusangan Selatan agar lebih memperhatikan dan menerapkan komunikasi tulisan yang baik di Kantor Camat Peusangan Selatan.

2.      Pimpinan Kantor Camat Peusangan Selatan, harus lebih meningkatkan pengawasan terhadap bawahan atau membimbing staf yang ada di Kantor Camat Peusangan Selatan agar lebih mengerti tentang cara berkomunikasi tulisan yang baik dalam sistem perkantoran di Kantor Camat Peusangan Selatan.